Un assistant IA qui connaît vos propres documents : comment ça marche

ChatGPT sait beaucoup de choses, mais rien sur votre entreprise. Il ne connaît ni vos procédures, ni vos conditions tarifaires, ni votre documentation produit, ni vos dossiers clients. C'est pourtant là que se trouve le vrai gain de temps pour la plupart des équipes : trouver rapidement la bonne réponse dans leurs propres informations.

Un assistant IA sur mesure, aussi appelé copilote IA, fait exactement cela. Dans cet article, nous expliquons comment il fonctionne et à quoi faire attention.

Que fait un tel assistant ?

Votre équipe pose une question en langage courant, dans Teams, Slack ou une application web. L'assistant cherche la réponse dans vos propres documents et donne une réponse courte, avec la source. Quelques exemples :

• « Quelle est notre procédure de retour pour un client B2B ? »
• « Quelles conditions de garantie s'appliquent au produit X ? »
• « Résume le dernier contrat avec le client Y. »
• « Comment demander un congé parental ? »

Un nouveau collaborateur n'a plus besoin de déranger trois collègues. Et un collaborateur expérimenté trouve en quelques secondes ce qui lui prenait un quart d'heure.

Comment ça marche techniquement ?

Le principe s'appelle retrieval-augmented generation, ou RAG. Le terme paraît complexe, mais l'idée est simple :

1. Vos documents deviennent consultables. Manuels, procédures, contrats et articles de base de connaissances sont indexés, pour que l'assistant puisse chercher par le sens, et pas seulement par mots-clés.
2. À chaque question, l'assistant cherche d'abord les passages pertinents.
3. Un modèle de langage formule la réponse, uniquement sur la base de ces passages, et cite la source.

Le modèle de langage n'est donc pas entraîné sur vos données. Vos documents restent dans votre environnement et ne sont consultés que lorsque quelqu'un pose une question.

Pourquoi pas simplement ChatGPT ?

• Il ne connaît pas votre entreprise. Sans accès à vos documents, il reste général.
• Les droits d'accès. Un assistant sur mesure tient compte de qui peut voir quoi. Un commercial n'obtient pas de réponses tirées des dossiers RH.
• Les sources. Chaque réponse renvoie au document d'origine, pour que vous puissiez la vérifier.
• La vie privée. Vous décidez où se trouvent les données et quels accords s'appliquent avec le fournisseur d'IA. Plus d'infos dans notre article sur l'IA et le RGPD.

À quoi faire attention ?

De bonnes sources sont la base. Un assistant ne vaut que par les documents sur lesquels il s'appuie. Des procédures obsolètes donnent des réponses obsolètes. Commencez donc par les sources déjà à jour.

Commencez par une équipe ou un thème. Par exemple le support avec la documentation produit, ou les RH avec le règlement du personnel. Vous voyez ainsi rapidement ce qui fonctionne.

Il doit être honnête. Un bon assistant répond « je ne sais pas » quand la réponse ne figure pas dans les sources, au lieu d'inventer.

Intégrez-le là où votre équipe travaille déjà. Un outil de plus que personne n'ouvre ne sert à rien. Dans Teams ou Slack, il sera utilisé.

Combien de temps ça prend ?

Nous construisons généralement un copilote IA avec un nombre limité de sources de données, intégré à Slack, Teams ou au web, en 4 à 6 semaines. Après une première version, nous l'affinons sur la base des questions que votre équipe pose réellement.

Vous voulez savoir quels autres processus s'y prêtent dans votre entreprise ? Lisez les processus qu'une PME peut automatiser dès aujourd'hui, ou dites-nous ce que votre équipe cherche le plus.